Webmail là gì? Và lợi ích từ việc sử dụng Share Share Share Webmail là nền tảng quản lý email phổ biến hiện nay đối với hầu hết mọi doanh nghiệp, chính vì thế việc tìm hiểu về khái niệm, lợi ích cũng như cách sử dụng căn bản mà nền tảng này đem lại là vô cùng cần thiết. WebMail là gì? WebMail là ứng dụng quản lý gửi, nhận email trực tuyến chạy trên nền tảng website và có thể sử dụng bằng nhiều loại thiết bị. Ngoài khả năng truy cập máy chủ email, chúng cũng cho phép người dùng làm việc trực tiếp với email như đọc, gửi và nhận thư. Cùng tìm hiểu các tính năng nổi bật mà WebMail mang lại là gì nhé! Email được xem là hình thức quảng cáo có niên đại lớn và hiệu quả nhất hiện nay. Ngày nay có khá nhiều ứng dụng ra đời để phục vụ nhu cầu quản lý email của các cá nhân và tổ chức. Trong số đó, chúng ta không thể không điểm qua những cái tên nổi bật như Outlook, Gmail hay Yahoo… Điểm nổi bật của WebMail là gì? Có thể nói rằng WebMail không có quá nhiều điểm khác biệt so với các dịch vụ Email khác. Tuy nhiên, chúng cung cấp cho người dùng đầy đủ các tính năng để sử dụng và làm việc với email. Chẳng hạn như: Soạn thảo email: công cụ soạn thảo được hỗ trợ và đính kèm hình ảnh, tệp, email. Hộp thư nhận mail (Inbox): quản lý tất cả thư được gửi đến, ngoại trừ các thư ở hộp thư Spam. Hộp thư đi (Outbox): nơi chứa danh sách các lá thư đã được gửi đi. Thư nháp (Draft): nơi lưu trữ những lá thư đang soạn thảo nhưng bị gián đoạn (mất kết nối internet, thiết bị mất nguồn). Ví dụ trong quá trình soạn thư, nếu bạn không lưu lại hoặc gửi đi, thư sẽ tự động lưu vào hộp thư nháp. Hộp thư riêng: cho phép người dùng chủ động lưu trữ các email quan trọng hoặc theo chủ đề riêng. Đây là tính năng giúp quản lý hệ thống email trở nên dễ dàng hơn, đặc biệt khi số lượng thư quá lớn và bạn cần tìm lại các email cũ. Spam: nơi các email được đánh giá là nguy hiểm hoặc không an toàn được tự động chuyển đến. Hộp thư Spam có thể xóa theo định kỳ, vì vậy để tránh mất các thư quan trọng, bạn nên kiểm tra hộp thư Spam thường xuyên. Bên cạnh đó, những chức năng cơ bản khác của các ứng dụng mail đều được tích hợp sẵn ở WebMail như tạo chữ ký riêng, thay đổi font chữ, đổi giao diện quản lý… Lợi ích từ việc sử dụng Webmail Dù được xem là một trong những nền tảng quản lý mail tốt nhất hiện nay nhưng chúng ta không thể phủ nhận tốc độ chính là một trong những hạn chế lớn nhất của Outlook. Và WebMail được xem là một giải pháp thay thế hoàn hảo. Dưới đây là một vài ưu điểm của WebMail mà bạn nên xem xét: Dễ dàng sử dụng: Giao diện WebMail cung cấp vô cùng cơ bản và không có quá nhiều khác biệt với các ứng dụng quản lý email hiện nay. Backup: là tính năng không thể thiếu của email dành cho doanh nghiệp. Tính năng này làm giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu người dùng hoặc các sự cố mất dữ liệu. Không cần dùng tới máy tính: WebMail cho phép người dùng truy cập từ bất kì thiết bị nào. Miễn là có kết nối internet và có thể dùng trên nhiều loại thiết bị khác nhau. Khả năng tìm kiếm: Dễ dàng tìm kiếm email bằng từ khóa, rất tiện lợi khi số lượng email trở nên quá lớn. Giới hạn lưu trữ: Nếu phải so sánh với các dịch vụ trên thị trường hiện nay thì WebMail đặc biệt có ưu thế về giới hạn lưu trữ khi cung cấp dung lượng miễn phí khá lớn. Nhược điểm WebMail là gì? Mặc dù sở hữu nhiều ưu điểm song WebMail vẫn tồn tại những hạn chế nhất định: Công ty có thể mất tất cả email Nghe có vẻ khá nguy hiểm, đặc biệt đối với đối tượng sử dụng là doanh nghiệp. Tuy nhiên, dịch vụ WebMail từ những nhà cung cấp uy tín hiện nay hầu hết đều có khả năng bảo vệ dữ liệu. Dù vậy bạn cũng không nên quá chủ quan. Hãy Backup dữ liệu thường xuyên trong quá trình sử dụng WebMail nhé! Thư spam Mặc dù bạn có thể quản lý chúng trong hộp thư Spam nhưng việc gia tăng số lượng thư Spam cũng ít nhiều khiến người dùng lo lắng. Vì vậy, đối với những thư được đánh dấu Spam, bạn nên lên lịch xóa định kỳ. Dịch vụ không được bảo đảm WebMail tuy được xem là một trong những dịch vụ quản trị mail tốt nhất hiện nay vẫn khó tránh khỏi sự cố. Khi có rủi ro bất ngờ xảy ra, các hoạt động email có thể sẽ bị gián đoạn, gây ảnh hưởng đến người sử dụng. May mắn thay, xác suất sự cố xảy ra là rất thấp nên nhiều doanh nghiệp vẫn có thể chấp nhận khuyết điểm này. Quyền riêng tư Mặc định các nhà cung cấp WebMail có quyền truy cập vào tất cả email người dùng. Bạn có thể tham khảo chính sách bảo mật của nhà cung cấp để biết thêm thông tin. Tuy nhiên vì quyền riêng tư, hầu hết các dữ liệu của bạn sẽ được bảo mật, ví dụ, Gmail chỉ sử dụng quyền hạn này để phân phối email marketing hiệu quả hơn. Quảng cáo Như đã chia sẻ, WebMail là một ứng dụng trực tuyến trên nền tảng Web. Vì vậy, nó khó tránh khỏi việc xuất hiện các quảng cáo gây khó chịu cho người dùng trong quá trình sử dụng. Tuy nhiên, nhìn chung thì những quảng cáo này không chiếm quá nhiều diện tích hiển thị và ảnh hưởng quá nhiều đến thao tác sử dụng. Địa chỉ Webmail thiếu chuyên nghiệp Đối với các doanh nghiệp, địa chỉ email cũng rất quan trọng bởi nó là yếu tố giúp nhận diện thương hiệu và thể hiển sự chuyên nghiệp. Nhưng rất tiếc, WebMail chưa đáp ứng được nhu cầu này. Nhưng nếu vẫn quyết định chọn dịch vụ này, bạn có thể khắc phục bằng cách sử dụng email theo tên miền riêng. Cách sử dụng WebMail để gửi và nhận mail Việc sử dụng WebMail cũng khá đơn giản với đầy đủ các chức năng cần thiết. Hầu hết các dịch vụ WebMail đều có chức năng như nhau như: Soạn email: chức năng này thực hiện công việc soạn thảo email mới. Bao gồm các công cụ hỗ trợ và khả năng đính kèm email. Inbox: hộp nhận email từ người khác đến. Outbox: hộp thư gửi đi là hộp thư kiểm tra lại các mail bạn đã gửi đi Draft: đây là hộp thư nháp. Draft là nơi bạn muốn lưu lại mail đang soạn thảo. Hoặc khi bạn đang soạn thảo email mà có sự cố như mất mạng hay cúp điện thì email sẽ tự động được lưu vào đây. Hộp thư riêng: bạn cũng có thể tự tạo cho mình hộp thư của riêng mình. Mục đích để lưu trữ lại những email quan trọng. Spam: hộp thư này có nhiệm vụ giúp bạn chặn lại những email thiếu an toàn. Sau khi đã nắm được những thông tin cơ bản về WebMail, bạn có thể tự mình trải nghiệm dịch vụ này. Cách sử dụng WebMail để gửi Email Tương tự như trên, bạn cần truy cập vào WebMail và đăng nhập thông tin tài khoản, mật khẩu. Tại giao diện chính chọn “Compose” để bắt đầu soạn email. Một trình soạn thảo tương tự như các công cụ quản lý email khác sẽ hiện ra sau bước này. Hãy nhập đầy đủ thông tin bao gồm tiêu đề, địa chỉ người nhận, nội dung email và nhấn nút “Send” để hoàn tất quá trình gửi mail. Cách sử dụng WebMail để nhận Email Bước đầu tiên, bạn cần truy cập vào WebMail theo đường dẫn có dạng yourdomain.com/webmail. Liên hệ nơi thuê hosting bạn đang dùng để lấy thông tin tài khoản và mật khẩu. Nếu là lần đầu sử dụng, bạn sẽ được chuyển đến trang chính. Tại đây, chọn dòng “Set as Default”, tiếp theo chọn dòng “roundcube” để vào giao diện của WebMail. Tin tức liên quan Google - Các tài khoản G Suite miền phí sẽ buộc chuyển sang gói trả phí Các gói tài khoản G Suite miễn phí từ Google sẽ phải chuyển sang trả phí kể từ tháng 7 năm 2022. Gmail vs Outlook - Đâu là dịch vụ email miễn phí cho bạn? Gmail và Outlook : Dịch vụ email miễn phí nào tốt hơn đang là một câu hỏi phổ biến nhất hiện nay. Với số lượng người sử dụng lên đến hàng trăm triệu, Gmail và Outlook xứng đang là 2 dịch vụ email miễn phí hàng đầu. Nếu được chọn sử dụng một trong hai dịch vụ trên bạn nên chọn sử dụng dịch vụ nào? Xem thêm